Archivos en automatizaciones
Pasar un archivo por una automatización es como pasar una carpeta de escritorio en escritorio en una oficina: uno saca la factura del archivador, el siguiente la mete en un sobre y el último archiva una copia. Nadie tiene que leerla, así que nadie tiene que pensar. En Nirvai, los bloques gratuitos pueden llevar archivos reales de un paso a otro — el PDF de una factura desde una base de datos, una foto desde un proyecto — y dejarlos donde se necesiten, sin ningún paso de IA y con cero créditos.
De dónde salen los archivos
| Bloque | Qué se convierte en archivo |
|---|---|
| Base de datos — Leer | Cada valor de una columna Archivo de las filas que lee |
| Archivos del proyecto — Obtener archivos | Los archivos que eliges de uno de tus Proyectos |
Usar un archivo en un paso posterior
Abre el selector de variables en el campo que necesita el archivo y elige el campo del archivo — se inserta como una píldora, por ejemplo {{steps.1.output[0].Invoice}}. Eso es todo: cuando ocurre la ejecución, el bloque convierte el archivo en lo que ese campo necesite.
| Dónde pones el archivo | Qué pasa en la ejecución |
|---|---|
| Adjuntos de correo (herramientas de envío de Gmail, Outlook y SMTP) | Se adjunta el archivo real. Gmail acepta hasta 25 MB de adjuntos; Outlook hasta 3 MB en total por correo (un límite de Microsoft para esta acción). |
| Un campo que necesita un enlace (por ejemplo, la URL de imagen de Instagram u otros enlaces de medios) | Nirvai crea un enlace público temporal que funciona durante 7 días. Las imágenes para Instagram se convierten a JPEG automáticamente, porque Instagram solo acepta JPEG. |
| Una columna de archivo de base de datos (Insertar o Actualizar) | El archivo se copia en ese registro. |
| Archivos del proyecto — Guardar un archivo | El archivo se guarda en tu proyecto. |
| Texto (un asunto, el cuerpo de un mensaje) | Usa los detalles del archivo en su lugar: {{steps.1.output[0].Invoice.name}}, .size o .mime (su tipo). |
Enviar por Gmail usa campos simples — To, Cc, Bcc, Subject, Body, Attachments (para, copia, copia oculta, asunto, cuerpo y adjuntos). Nunca tienes que armar el correo en un formato especial.
Cuando abres un paso terminado en la vista de ejecución, cada archivo tiene su propia nota, por ejemplo "invoice.pdf: attached (96 KB)" o "photo.jpg: temporary public link created (expires in 7 days), converted to JPEG".
El bloque Archivos del proyecto
Está en el grupo Acciones — sin costo de créditos del panel de bloques. Trabaja con los archivos de uno de tus proyectos — nunca con sus notas ni con su mapa de conexiones.
| Acción | Ajustes | Cada resultado incluye |
|---|---|---|
| Obtener archivos | Un archivo — su ruta exacta, con un selector Explorar archivos. O Una carpeta — la carpeta (déjala vacía para todo el proyecto), El nombre contiene y Máximo de archivos (1–100). Los archivos más recientes van primero. | nombre, ruta, carpeta, descripción, tamaño (MB), última actualización, proyecto y file — el archivo en sí, listo para pasarlo al siguiente paso |
| Guardar un archivo | Archivo a guardar (cualquier archivo de un paso anterior: una columna de archivo de base de datos, un archivo de otro proyecto…), Carpeta (opcional), Nombre del archivo (opcional) — conserva el nombre original si lo dejas vacío — y Descripción (opcional) | El archivo guardado, para los pasos siguientes |
Guardar en una ruta que ya existe reemplaza ese archivo.
- Obtener archivos funciona con los proyectos que te pertenecen y los compartidos con tu organización.
- Guardar un archivo solo funciona con proyectos que te pertenecen. Los proyectos compartidos aparecen bloqueados en el selector: "solo el dueño puede guardar archivos aquí".
- ¿Quieres recordar o guardar conocimiento en lugar de archivos? Usa un paso de agente con el proyecto conectado.
Qué archivos puede usar una automatización
Una automatización solo puede usar archivos que su propietario ya puede abrir: tus bases de datos, los proyectos que te pertenecen o que están compartidos con tu organización, y los archivos creados antes en la misma ejecución. Cualquier otra cosa detiene el paso con un mensaje claro No access to '…' que nombra el archivo. Un archivo demasiado grande para el servicio al que va también detiene el paso con un mensaje que lo explica — en ese caso, envía un enlace.
Ejemplos
| Receta | Bloques (todos gratuitos) |
|---|---|
| Enviar la factura por correo y guardar una copia | Base de datos lee la fila de la factura → Herramienta: envío de Gmail, con {{steps.1.output[0].Invoice}} en Attachments → Archivos del proyecto: Guardar un archivo en tu proyecto "Contabilidad" |
| Enviar un archivo de un proyecto por Outlook | Archivos del proyecto: Obtener archivos (Un archivo) → Herramienta: envío de Outlook, con {{steps.1.output.file}} como adjunto |
| Publicar una imagen de un proyecto en Instagram | Archivos del proyecto: Obtener archivos (Un archivo) → Herramienta: publicación de Instagram, con {{steps.1.output.file}} en el campo de URL de la imagen |
Solución de problemas
| Problema | Solución |
|---|---|
El paso falla con No access to '…' | El archivo pertenece a algo que el propietario de la automatización no puede abrir. Usa una base de datos o un proyecto que te pertenezca (o uno compartido con tu organización). |
| El paso dice que el archivo es demasiado grande | Aquí Outlook permite 3 MB por correo y Gmail 25 MB. Envía un enlace al archivo en su lugar. |
| Guardar un archivo no me deja elegir un proyecto | Solo puedes guardar en proyectos que te pertenecen — los compartidos están bloqueados. |
| El correo muestra el nombre del archivo, no un adjunto | Elegiste un detalle como .name. Elige el campo del archivo en sí y ponlo en Attachments. |
Qué sigue
Mira exactamente qué pasó con cada archivo en Pruebas y ejecuciones, o aprende a apuntar al elemento correcto en Datos entre pasos.