Compartir Automatizaciones con tu Organizacion
Compartir una automatizacion es como entregarle a un colega las llaves de un espacio de trabajo compartido — una vez que activas un interruptor, todos en tu equipo pueden abrirla, editarla, ejecutarla y ver como va. Si estas en un plan de organizacion, asi es como conviertes una automatizacion personal en algo en lo que todo el equipo trabaja en conjunto.
Antes de empezar
- Necesitas estar en un plan de organizacion (compartir no esta disponible en planes individuales).
- La automatizacion ya debe existir y estar guardada.
- Solo el propietario — la persona que creo la automatizacion — puede activar o desactivar el compartir.
Como funciona el compartir
Compartir es por automatizacion y a toda la organizacion. Decides una automatizacion a la vez, y la eleccion es todo o nada:
- El propietario (la persona que creo la automatizacion) decide que automatizaciones compartir.
- Cuando se comparte, todos los miembros de la organizacion pueden acceder a la automatizacion.
- Compartir es un simple interruptor de encendido/apagado — o se comparte con todos en la organizacion, o es privado para el propietario.
Paso a paso
- Abre la automatizacion que quieres compartir.
- Ve a la configuracion de la automatizacion.
- Activa "Compartir con la organizacion".
Image: El interruptor de compartir con la organizacion en la configuracion de la automatizacion
Solo el propietario de la automatizacion puede compartirla o dejar de compartirla.
Que pueden hacer los miembros compartidos
Una vez que una automatizacion esta compartida, todos los miembros de la organizacion pueden hacer casi todo lo que puede el propietario. Dos acciones quedan solo para el propietario: eliminar la automatizacion y activar o desactivar el compartir.
| Accion | Miembro de Org | Solo Propietario |
|---|---|---|
| Ver la automatizacion | Si | — |
| Editar pasos, instrucciones y enrutamiento | Si | — |
| Asignar y reordenar agentes | Si | — |
| Disparar ejecucion manual | Si | — |
| Ejecutar pruebas | Si | — |
| Activar y desactivar | Si | — |
| Ver todo el historial de ejecuciones | Si | — |
| Ver y detener ejecuciones en curso | Si | — |
| Restaurar versiones anteriores | Si | — |
| Configurar la direccion de la alerta automatica (webhook) | Si | — |
| Eliminar la automatizacion | — | Si |
| Compartir o dejar de compartir | — | Si |
Elegir agentes para una automatizacion compartida
Cuando editas una automatizacion compartida, eliges agentes de la coleccion de agentes del propietario, no de la tuya. Todo el equipo trabaja con el mismo conjunto de agentes que el propietario configuro.
Esto significa:
- Ves los mismos agentes que el propietario configuro.
- Puedes asignar cualquiera de los agentes del propietario a pasos en la automatizacion.
- Si necesitas un agente que no existe, el propietario tiene que crearlo.
Image: El selector de agentes mostrando los agentes del propietario al editar una automatizacion compartida
Cada ejecucion de una automatizacion compartida usa los agentes, los datos de inicio de sesion de los servicios conectados y los creditos de suscripcion del propietario — sin importar quien inicie la ejecucion.
Encontrar automatizaciones compartidas contigo
En la pagina de Automatizaciones, las automatizaciones compartidas aparecen en una seccion separada "Compartidas conmigo", mostrando:
- El nombre y estado de la automatizacion.
- El nombre del propietario, para que sepas quien la creo.
- Una nota "Ultimo guardado por" mostrando quien la edito por ultima vez y cuando.
Image: La pagina de automatizaciones mostrando las secciones Mis Automatizaciones y Compartidas conmigo, con nombres de propietarios en las tarjetas compartidas
Editar al mismo tiempo que un companero
Multiples miembros del equipo pueden editar la misma automatizacion compartida. Piensa en ello como un documento compartido donde el guardado mas reciente es el que prevalece — el sistema usa un enfoque de el ultimo guardado gana:
- El guardado mas reciente sobrescribe la version anterior.
- Una nota "Ultimo guardado por" muestra quien hizo el ultimo cambio y cuando.
- Si tus cambios son sobrescritos por accidente, el historial de versiones te permite restaurar un estado anterior.
Image: El indicador de ultimo guardado por mostrando quien edito la automatizacion y cuando
Coordinate con tu equipo al editar automatizaciones compartidas. La nota "Ultimo guardado por" te ayuda a revisar si alguien mas hizo cambios recientemente antes de guardar los tuyos.
Ver quien ejecuto que
Cuando cualquier miembro de la organizacion ejecuta una automatizacion compartida, el historial de ejecuciones muestra quien la inicio:
- Las ejecuciones manuales y de prueba muestran el nombre de la persona que hizo clic en "Ejecutar" o "Probar".
- Las ejecuciones iniciadas por un servicio externo (un webhook) se muestran como disparadas por ese servicio.
- Las ejecuciones programadas se muestran como disparadas por el programador.
Esto facilita rastrear quien inicio cada ejecucion en tu equipo.
Desactivar el compartir
El propietario puede dejar de compartir una automatizacion en cualquier momento desactivando la configuracion de compartir:
- Los miembros de la organizacion que tienen la automatizacion abierta en ese momento pueden terminar su sesion actual.
- La proxima vez que recarguen la pagina o intenten guardar, veran un mensaje de que la automatizacion ya no esta compartida.
- No se pierden datos — la automatizacion simplemente vuelve a ser privada para el propietario.
Creditos y facturacion
Cada ejecucion de una automatizacion compartida — sin importar quien la inicie — usa los creditos y la suscripcion del propietario. Los miembros de la organizacion no gastan sus propios creditos cuando ejecutan la automatizacion compartida de alguien mas.
Solucion de problemas
| Problema | Solucion |
|---|---|
| No ves un interruptor de "Compartir con la organizacion" | Compartir solo esta disponible en planes de organizacion. Verifica que tu cuenta este en un plan de organizacion. |
| Un companero no puede ver una automatizacion que compartiste | Confirma que el interruptor este activado en la configuracion de la automatizacion, y que tu companero sea miembro de la misma organizacion. |
| El agente que necesitas no aparece en la lista al editar una automatizacion compartida | Solo puedes elegir de los agentes del propietario. Pidele al propietario que cree el agente que necesitas. |
| Tus ediciones desaparecieron | Lo mas probable es que alguien mas guardo despues de ti (el ultimo guardado gana). Abre el historial de versiones y restaura tu version anterior. |
| Un companero ve "ya no esta compartida" | El propietario desactivo el compartir. Pidele que lo vuelva a activar si todavia deberia estar compartida. |
Que sigue
Despues de esto, continua con Pruebas y Ejecuciones para confirmar que una automatizacion compartida funciona antes de que tu equipo dependa de ella.