Filtros y Ordenamiento
Un filtro es como un colador para tus datos — esconde los registros que no te interesan ahora mismo y deja solo los que sí. El ordenamiento es el paso compañero: una vez que has colado el ruido, pone lo que queda en un orden lógico (más reciente primero, mayor puntuación arriba, de la A a la Z). Todos los tipos de vista — Lista, Cuadrícula, Kanban y Calendario — soportan ambos.
Antes de empezar
- Una base de datos con al menos algunos registros con los que trabajar
- Una vista abierta (Lista, Cuadrícula, Kanban o Calendario)
- Columnas configuradas para los datos que quieres filtrar u ordenar — consulta Tipos de Columnas si aún las estás agregando
Agregar un filtro
- Haz clic en el icono de filtro en la barra de herramientas de la vista
- Elige la columna por la que quieres filtrar
- Elige un operador — la regla con la que comparar, como "es", "contiene" o "está vacío"
- Escribe un valor, si el operador lo necesita
- Haz clic en Aplicar
Image: Barra de filtros mostrando varios filtros activos
Puedes apilar varios filtros a la vez. Un registro tiene que coincidir con todos los filtros activos para aparecer.
Operadores de filtro
Los operadores que puedes elegir dependen del tipo de la columna. Esto es lo que hay disponible para cada uno.
Texto
| Operador | Qué hace | Ejemplo |
|---|---|---|
| es | Coincide exactamente | Nombre es "John Smith" |
| no es | No coincide | Status no es "Done" |
| contiene | El texto aparece en alguna parte del valor | Nombre contiene "John" |
| no contiene | El texto no aparece en ninguna parte del valor | Notas no contiene "urgente" |
| está vacío | Sin valor establecido | Email está vacío |
| no está vacío | Tiene algún valor | Email no está vacío |
Número
| Operador | Qué hace | Ejemplo |
|---|---|---|
| igual (=) | Coincide con este número | Puntuación = 100 |
| no igual (≠) | Cualquier número menos este | Puntuación ≠ 0 |
| mayor que (>) | Por encima de este número | Monto > 1000 |
| menor que (<) | Por debajo de este número | Edad < 30 |
Fecha
| Operador | Qué hace | Ejemplo |
|---|---|---|
| es antes de | Anterior a una fecha | Fecha de vencimiento es antes de 1 de marzo |
| es después de | Posterior a una fecha | Creado es después de 1 de enero |
Selección (Status, Select)
| Operador | Qué hace | Ejemplo |
|---|---|---|
| es | Coincide con una opción específica | Status es "In Progress" |
| no es | No coincide con esa opción | Prioridad no es "Low" |
| es cualquiera de | Coincide con cualquier opción de una lista | Status es cualquiera de "New", "In Progress" |
| no es ninguno de | No coincide con ninguna opción de una lista | Categoría no es ninguno de "Archived", "Deleted" |
Checkbox
| Operador | Qué hace |
|---|---|
| está marcado | La casilla está activada |
| no está marcado | La casilla está desactivada |
Archivo
| Operador | Qué hace |
|---|---|
| está vacío | Sin archivo adjunto |
| no está vacío | Tiene un archivo adjunto |
Los operadores "negativos" (no es, no contiene, no igual, no es ninguno de) también incluyen los registros cuya celda está vacía. Así que si filtras "Status no es Done", los registros que no tienen ningún estado también aparecerán.
Ordenar tus registros
Haz clic en cualquier encabezado de columna para ordenar por esa columna. Haz clic de nuevo para alternar entre orden ascendente y descendente.
También puedes configurar el ordenamiento desde la configuración de la vista:
- Abre las opciones de ordenamiento en la barra de herramientas de la vista
- Elige la columna por la cual ordenar
- Elige Ascendente (A-Z, 0-9, más antiguo primero) o Descendente (Z-A, 9-0, más reciente primero)
Puedes agregar más de una regla de ordenamiento. Los registros se ordenan por la primera regla, y cuando dos registros empatan, la segunda regla decide, y así sucesivamente.
Filtros en vistas compartidas
Los filtros hacen algo especial en las Vistas Públicas y el Acceso de Invitados.
Filtros integrados
Cuando compartes una vista, los filtros que has establecido en ella se convierten en filtros integrados que viajan con lo compartido. Estos son:
- Bloqueados por el servidor — los visitantes no pueden eludirlos ni eliminarlos
- Siempre activos — deciden qué registros puede ver un visitante
- Mostrados como píldoras que no se pueden quitar en la página compartida
Esto te permite compartir solo una porción de tus datos. Por ejemplo, comparte una vista filtrada a "Status es Published" para que los visitantes solo vean registros publicados.
Filtros de visitantes
En las vistas públicas, los visitantes pueden agregar sus propios filtros temporales sobre los integrados. Estos duran solo durante esa visita y nunca cambian tu vista original.
Trata los filtros integrados como un límite de seguridad — garantizan que los visitantes nunca puedan ver registros fuera del filtro que estableciste.
Solución de problemas
| Problema | Solución |
|---|---|
| Falta un registro que esperaba ver | Revisa cada filtro activo — un registro debe coincidir con todos a la vez. Quita los filtros uno por uno para encontrar el que lo está escondiendo. |
| Los registros sin valor siguen apareciendo en un filtro "negativo" | Es lo esperado. Operadores como "no es" y "no contiene" incluyen las celdas vacías. Agrega un filtro "no está vacío" en la misma columna para dejarlos fuera. |
| El operador que quiero no está en la lista | Los operadores dependen del tipo de columna. Por ejemplo, "mayor que" solo aparece en columnas de tipo Número. Revisa el tipo de la columna en Tipos de Columnas. |
| Un visitante no puede quitar un filtro en una vista compartida | Ese es un filtro integrado, bloqueado a propósito para que los visitantes solo vean la porción que compartiste. Edita los filtros de la vista para cambiar lo que ven. |
Qué sigue
Después de esto, continúa con Funciones de IA para buscar tus datos en lenguaje sencillo en lugar de armar filtros a mano.